Hoe moderniseer je software zonder weerstand bij mensen?

Vroeg of laat is een bedrijfsapplicatie toe aan vernieuwing. Dat merk je wanneer verder uitbreiden en onderhouden steeds trager en duurder wordt. Dat geldt net zo goed voor de user interface. Een modernisatietraject is wel complex en risicovol. Je kan onderweg gemakkelijk de continuïteit van de onderneming in gevaar brengen of klanten verliezen. Hoe kan je dat vermijden? We bespreken verschillende strategieën om dit aan te pakken. Volgens ons is het betrekken van mensen de beste oplossing om deze verandering door te voeren.

Waarom moderniseren? Uitdagingen bij modernisatie Strategieën om te moderniseren

Software evolueert

De drang om mee te zijn, zorgt ervoor dat er niet altijd voldoende tijd is om software volgens de regels van de kunst te ontwikkelen. Een opeenvolging van snelle beslissingen maakt het geheel hierdoor steeds complexer.

Op een bepaald moment wordt het verder uitbreiden en onderhouden van de oplossing zodanig duur dat het niet meer rendabel is. Dit leidt tot een dilemma. Blijven we bij het oude of gaan we vernieuwen? Op een gegeven moment bereikt men het punt waarop een modernisatie onafwendbaar is.

Welke uitdagingen brengt modernisatie?

Software moderniseren is best uitdagend. Er staat veel op het spel. Men komt typisch uit een situatie waarbij alles werkt. De kosten voor het bouwen, onderhouden en de opleiding van mensen zijn bovendien al gemaakt. Opnieuw beginnen voelt als een grote stap terugzetten. Tegelijkertijd zijn er hoge verwachtingen rond wat een nieuwe applicatie allemaal zou kunnen betekenen.

Er zijn technische uitdagingen. Een toekomstgerichte technologie kiezen, integratie met bestaande systemen en migratie van data zijn er enkele van. We willen hier vooral ook even stilstaan bij de menselijke uitdagingen. Mensen zijn gewoontedieren. Eenmaal we een bepaalde manier van werken gewend zijn, dan behouden we die graag. Dat voelt comfortabel en gemakkelijk. Gebruikers, of het nu klanten of medewerkers zijn, kunnen weerstand bieden tegen veranderingen. Een verandering pas je dus niet zomaar toe.

Hoe kunnen we moderniseren met instemming van mensen?

De user interface is hét contactpunt voor mensen met een applicatie. Het is een cruciaal onderdeel van een applicatie om te kunnen werken. Het is via deze weg dat men de meeste functionaliteiten kan bereiken en benutten.

Bij een modernisatie komt men dus voor het volgende dilemma te staan: behouden we de huidige user interface en haar functies of gaan we die vernieuwen? Beide strategieën bieden een oplossing. We duiden hieronder de voordelen van beide mogelijkheden. We bieden ook een alternatieve weg aan die beide combineert.

Continuïteit

Waarom moeilijk doen als het gemakkelijk kan? De oplossing werkt en heeft zijn nut al bewezen. Waarom zouden we het risico nemen om dit te veranderen? Door alles te behouden blijft alles werken zoals het vandaag werkt.

Vertrouwdheid

Mensen zijn gehecht aan wat ze al kennen. Dat voelt vertrouwd en veilig. Ze hoeven geen nieuwe gewoontes aan te leren of bestaande af te leren. Dit brengt een vorm van zekerheid en gemoedsrust.

Minder duur

Een user interface bedenken en bouwen vraagt best wel wat moeite. Mensen zich laten aanpassen uiteraard ook. Dat vraagt dus een investering in tijd en geld. Vasthouden aan het oude is de weg van de minste weerstand.

Vereenvoudiging

Gewoontes zijn krachtig, maar ze kunnen ook een averechts effect hebben. Soms doen mensen dingen gewoon zonder erbij stil te staan of ze wel nut hebben of beter kunnen. Sommige functies zijn na verloop van tijd toegevoegd, soms voor hele specifieke redenen die niet langer relevant of zelfs gekend zijn. Met een kritische blik kan je afscheid nemen van overbodige complexiteit en inefficiënties. Dit biedt voordelen voor de gebruikers, maar zeker ook voor zij die de nieuwe oplossing moeten bouwen en onderhouden.

Nieuwe krachtige mogelijkheden

Nieuwe technologieën brengen over het algemeen ook nieuwe kansen. Een nieuwe user interface, die steunt op nieuwe technologie, kan deze mogelijkheden vaak beter benutten. Je kan loskomen van de beperkingen en de ontwerpkeuzes van het verleden.

Betere gebruikerservaring

Bestaande gebruikers kunnen best wel tevreden zijn met een applicatie. Soms zijn ze zodanig gewend aan hun manier van werken, dat ze eigenlijk niet zien dat het beter kan. “We hebben het altijd al op die manier gedaan” is een vaak gehoord argument. Ze zijn de moeizame onboarding, de kleine en grote frustraties onderweg vergeten. Toch kan een nieuwe user interface hen en zeker nieuwe gebruikers vaak beter ondersteunen.

Strategie 3: een gebalanceerde middenweg
Sterk vasthouden aan het oude, of radicaal vernieuwen is een heel zwart-witte keuze. Die keuze betekent ook de voordelen van de ene of de andere optie verliezen. De realiteit is vaak genuanceerder dan dat. Het is ook mogelijk om te kiezen voor een tussenvariant.

Bedrijfsapplicaties zijn soms nodeloos complex. Vaak zijn ze onbewust zo gegroeid. In elke user interface kan je wel kleine en grote pijnpunten vinden. Het zou jammer zijn om dat bij een vernieuwingstraject allemaal mee te sleuren. Voor je het beseft, zit je weer vast. Ze bevatten uiteraard ook wel zaken die werken. Sommige functies en informatie zijn zo essentieel dat je ze niet kan weglaten of veranderen.

Met het volgende stappenplan kan je het beste van beide werelden combineren: een user interface die vertrouwd aanvoelt, eenvoudig werkt en de krachtige mogelijkheden van moderne technologieën benut.

Identificeer alle functies. Maak een lijst van alle functionaliteiten van de oplossing. Bepaal welke functies van de oude oplossing essentieel zijn voor de gebruikers en de continuïteit van de werking. Maak ook een lijst van functies die niet meer nodig zijn of waarvan niemand weet waarvoor ze eigenlijk dienen.

Bonustip: koppel de functies aan taken en doelen die mensen hebben. Dat helpt om mens- en procesgericht na te denken. Je botst zo sneller op functies die in het verleden geïntroduceerd weren om een technisch probleem op te vangen. Dit zijn ideale kandidaten om anders aan te pakken.
Betrek de gebruikers. Leg zo snel mogelijk uit waarom veranderen noodzakelijk is. Verzamel feedback over wat voor hen echt werkt en niet werkt. Observeer en meet hiervoor hun gedrag. Door tijdig naar hen te luisteren werk je weerstand weg en geef je hen de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe realiteit.

Bonustip: geef mensen ook inspraak in nieuwe ideeën. Confronteer hen met prototypes om de nieuwe oplossing te testen vooraleer ze volledig te implementeren en uit te rollen. Zo bespaar je tijd en geld onderweg.
Evalueer de technologie. Net als bij de backend en ondersteunende IT-systemen, evolueert ook de technologie voor de frontend. Ga na welke beperkingen de huidige technologie brengt. Onderzoek de voordelen van een nieuwe technologie.

Bonustip: kijk welke vaardigheden en interesses er in je team aanwezig zijn. Gebruik niet noodzakelijk het nieuwste, hipste framework maar kies voor een stabiele oplossing die zich al heeft bewezen en waar teamleden graag en efficiënt mee kunnen werken.
Stel een gefaseerd plan op. Splits de ontwikkeling op in een aantal fases. Ga eerst voor de belangrijkste functies die essentieel zijn voor de continuïteit. Voeg daarna zaken toe die efficiëntie verhogend werken of enkel in uitzonderlijke gevallen nodig zijn

Bonustip: gebruik een user story map om functies te koppelen aan de taken van mensen. Gebruik de map om verschillende releases te plannen. Pas hiervoor MoSCoW-prioritisatie toe of koppel een specifiek doel aan elke release.